Spendenbescheinigungen automatisieren statt jede einzeln zu erstellen
Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigungen) von Hand zu erstellen kostet Zeit und führt zu Fehlern. Wie Sie den Prozess in Salesforce automatisieren und was unser Modul dafür kann.
Jedes Jahr nach Weihnachten dasselbe: Hunderte oder tausende Spendenbescheinigungen, offiziell Zuwendungsbestätigungen, müssen erstellt, geprüft und verschickt werden. In vielen Organisationen passiert das noch weitgehend von Hand, im Januar, wenn ohnehin der Jahresabschluss ansteht.
Warum es von Hand so aufwendig ist
Eine Zuwendungsbestätigung muss dem amtlichen Muster entsprechen und vollständige Angaben enthalten: Name und Anschrift der spendenden Person, Betrag, Datum, Art der Zuwendung, Angaben zur Steuerbegünstigung. Wer das aus mehreren Listen zusammensucht, kämpft mit Tippfehlern, veralteten Adressen, doppelten Datensätzen und der Frage, wer seine Bestätigung schon bekommen hat.
Das Dokument selbst ist selten das Problem. Schwierig wird es, wenn die Spendendaten nicht sauber an einer Stelle liegen. Sind sie das, ist die Bestätigung nur noch ein Ausdruck.
Salesforce als Datenbasis
In Salesforce hängt jede Spende am richtigen Kontakt, mit Betrag, Datum und allen nötigen Angaben. Daraus lassen sich Bestätigungen automatisch erzeugen, einzeln oder für einen ganzen Jahrgang auf einmal.
Unser Modul für Spendenbescheinigungen
Für diesen Zweck haben wir ein eigenes Modul entwickelt, das direkt in Salesforce läuft. Es erstellt Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster, als Einzelbestätigung oder im Sammellauf für alle Spenden eines Jahres.
- Bestätigungen nach amtlichem Muster, mit Ihren Organisationsdaten und Ihrem Logo.
- Einzelbestätigung oder Sammellauf für einen ganzen Jahrgang.
- Sammelbestätigungen für mehrere Spenden einer Person im Jahr.
- Versand per E-Mail oder als Druckvorlage, direkt aus Salesforce.
- Sie sehen jederzeit, wer welche Bestätigung wann erhalten hat.
Was das für Ihr Team bedeutet
Der Bescheinigungslauf, der bisher mehrere Tage gedauert hat, ist in kurzer Zeit erledigt. Formale Fehler wie vertauschte Beträge oder falsche Adressen werden seltener, weil die Daten nicht mehr abgetippt werden. Und die gewonnene Zeit fließt in das, was eigentlich zählt: den Kontakt zu Ihren Spender:innen.
Bis zum nächsten Jahreswechsel ist noch Zeit. Wenn Sie den Lauf im Januar nicht mehr von Hand machen wollen, zeigen wir Ihnen das Modul gern in einem kurzen Termin.
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