Von Optigem zu Salesforce: der Umstieg und die Frage nach der Buchhaltung

Optigem ist in vielen gemeinnützigen Werken, Gemeinden und Vereinen seit Jahren im Einsatz. Wer mehr Flexibilität braucht, etwa für Online-Spenden, Automatisierung oder bessere Auswertungen, schaut sich früher oder später Salesforce an. Wir haben mehrere Organisationen bei diesem Umstieg begleitet. Eine Frage kommt dabei jedes Mal: Was passiert mit der Buchhaltung?

Optigem ist CRM und FiBu in einem

In Optigem stecken zwei Programme: die Verwaltung von Personen und Spenden und die Finanzbuchhaltung. Beides ist eng verzahnt. Eine Spende wird erfasst und landet direkt in der Buchhaltung. Das ist bequem, und deshalb wird der Umstieg oft unterschätzt.

Salesforce ist ein CRM. Es verwaltet Kontakte, Spenden und Abläufe, ist aber keine Buchhaltung. Wer von Optigem zu Salesforce wechselt, ersetzt also nur einen Teil. Für die Buchhaltung braucht es eine eigene Lösung.

Die Lösung: Salesforce und FiBu, verbunden über eine Schnittstelle

Neben Salesforce kommt eine eigene Finanzbuchhaltungssoftware zum Einsatz. Beide Systeme werden über eine Middleware verbunden, zum Beispiel n8n. Salesforce bleibt die zentrale Stelle für Personen und Spenden, die FiBu bucht, und die Daten fließen automatisch hin und her.

• Salesforce: Spender:innen, Mitglieder, Spenden, Kommunikation, Auswertungen.
• FiBu: ordnungsgemäße Buchführung nach Handels- und Steuerrecht.
• Middleware (z. B. n8n): überträgt Spenden und Buchungsdaten, damit nichts doppelt erfasst wird.

Das klingt nach mehr Aufwand als ein einziges Programm. Der Vorteil: Jedes System ist in seinem Bereich stark, und Sie können die FiBu frei wählen, auch eine, die Ihr Steuerbüro ohnehin nutzt.

Wie eine Optigem-Migration abläuft

• Bestandsaufnahme: Wir sehen uns Ihre Optigem-Daten an, also Personen, Spenden, Projekte, Zweckbindungen und die Auswertungen, die Sie regelmäßig brauchen.
• Aufteilung: Wir legen fest, was künftig in Salesforce liegt und was in die FiBu gehört.
• Datenmigration: Personen und Spendenhistorie werden nach Salesforce übernommen, ohne dass Jahre an Historie verloren gehen.
• FiBu und Anbindung: Die Buchhaltungssoftware wählen Sie, oft zusammen mit Ihrem Steuerbüro. Wir bringen unsere Erfahrung aus bisherigen Projekten ein und stimmen die Anbindung an Salesforce mit Ihnen ab.
• Schulung: Ihr Team lernt die neuen Abläufe, bevor Optigem abgeschaltet wird.

Ein Optigem-Umstieg ist deshalb kein reines CRM-Projekt. Es geht um Ihre ganze Systemlandschaft, und dabei hilft es, wenn jemand den Weg schon ein paar Mal gegangen ist.

Mehr zur Optigem-Migration: Ablauf und häufige Fragen

Sie nutzen Optigem und denken über einen Wechsel nach? Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Situation an und skizzieren einen realistischen Weg für den Umstieg.