Von Optigem zu Salesforce
Optigem verbindet Spenderverwaltung und Finanzbuchhaltung in einem Programm. Salesforce ist ein CRM. Wer umsteigen will, muss deshalb beides neu ordnen: die Kontakte und Spenden in Salesforce, die Buchhaltung in einer eigenen FiBu, verbunden über eine Schnittstelle. Wir haben diesen Weg mit mehreren Organisationen gemacht.
Die Frage nach der Buchhaltung
In Optigem landet eine Spende direkt in der Buchhaltung. Salesforce bucht nicht. Deshalb kommt neben Salesforce eine eigene Finanzbuchhaltung zum Einsatz, und eine Middleware wie n8n überträgt die Spenden automatisch. Niemand muss etwas doppelt eingeben.
Sie sind bei der Wahl der FiBu frei und können auch die Software nehmen, mit der Ihr Steuerbüro ohnehin arbeitet.
Typische Gründe für den Umstieg
- Online-Spenden, Formulare und Zahlungsanbieter sollen direkt angebunden sein.
- Wiederkehrende Abläufe wie Dankesbriefe oder Zuwendungsbestätigungen sollen automatisch laufen.
- Mehrere Teams brauchen gleichzeitig Zugriff, auch von unterwegs.
- Auswertungen sollen ohne Export nach Excel möglich sein.
So läuft eine Optigem-Migration ab
- Schritt 1BestandsaufnahmeWir sehen uns Ihre Optigem-Daten an: Personen, Spenden, Projekte, Zweckbindungen und die Auswertungen, die Sie regelmäßig brauchen.
- Schritt 2Aufteilung CRM und FiBuWir legen fest, was künftig in Salesforce liegt und was in die Buchhaltung gehört.
- Schritt 3DatenmigrationPersonen und Spendenhistorie werden nach Salesforce übernommen, mit Probeläufen in einer Testumgebung.
- Schritt 4FiBu und SchnittstelleDie Buchhaltungssoftware wählen Sie, oft zusammen mit Ihrem Steuerbüro. Wir bringen unsere Erfahrung aus bisherigen Projekten ein und stimmen die Anbindung an Salesforce mit Ihnen ab.
- Schritt 5Schulung und UmstiegIhr Team lernt die neuen Abläufe, bevor Optigem abgeschaltet wird. Nach dem Umstieg bleiben wir ansprechbar.
Häufige Fragen
- Kann Salesforce die Buchhaltung von Optigem übernehmen?
- Nein. Salesforce ist ein CRM und keine Finanzbuchhaltung. Für die Buchhaltung kommt eine eigene FiBu-Software zum Einsatz, die über eine Schnittstelle mit Salesforce verbunden wird. Spenden werden dann einmal in Salesforce erfasst und automatisch an die FiBu übergeben.
- Welche Daten lassen sich aus Optigem übernehmen?
- Vor allem Personen und Adressen, Spenden mit ihrer Historie, Projekte und Zweckbindungen. Welche Felder genau übernommen werden und wie sie in Salesforce abgebildet werden, klären wir in der Bestandsaufnahme. Die Buchungsdaten bleiben in der Regel in der Buchhaltung.
- Geht die Spendenhistorie verloren?
- Nein. Die Spendenhistorie wird nach Salesforce übernommen und hängt dort am jeweiligen Kontakt. Wir prüfen die Übernahme in Probeläufen, bevor umgestellt wird.
- Welche Finanzbuchhaltung passt zu Salesforce?
- Das hängt von Ihrer Organisation ab, etwa davon, ob die Buchhaltung intern oder bei einem Steuerbüro liegt. Wichtig ist, dass die FiBu eine brauchbare Schnittstelle hat. Die Entscheidung treffen Sie, wir teilen gern unsere Erfahrungen aus bisherigen Projekten.
- Was kostet Salesforce für gemeinnützige Organisationen?
- Über das Programm Power of Us erhalten anerkannt gemeinnützige Organisationen zehn Salesforce-Lizenzen kostenlos, weitere zu reduzierten Preisen. Hinzu kommen die Kosten für Einrichtung, Migration und gegebenenfalls die FiBu.
- Wie lange dauert ein Umstieg von Optigem?
- Das hängt von der Datenmenge, der Zahl der Schnittstellen und dem gewünschten Umfang ab. Nach der Bestandsaufnahme nennen wir Ihnen einen konkreten Zeitplan.
Sie nutzen Optigem und denken über einen Wechsel nach?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Situation an und skizzieren einen realistischen Weg für den Umstieg.